OA電子簽核系統上線

概況：信易集團 東莞、平湖、寧波、台灣公司OA電子簽核系統全面上線

東莞信易於2009年3月30日在集團總經理吳峻睿SAP啟動大會的宣佈我們相信與信易同在，只有爭氣，沒有不景氣！”，信易集團整個資訊化建設以東莞為中心，實現了各公司的SAP整體上線。這標誌著信易向著現代化的管理邁出堅實的一步。資訊化的腳步並沒有因此而放緩，緊接著吳崇鼎總經理親自帶隊企業技術中心資訊應用系進行OA電子簽核系統實施，並提倡OA電子簽核系統將真正與企業的生產和經營掛鈎，從效率經濟達到更好的服務於管理，從而提升企業的整體市場反應能力”。資訊應用團隊從OA系統選型、供應商選擇時非常慎重，經過幾輪選擇比較，最終決定選用幾乎所有國際領先機械公司都在使用的SAP ECC+IBM Lotus為平台的OA電子簽核系統。並經過上至集團總經理對系統評估、審核、流程討論，下至每個信易使用者對流程的測試與確認。在歷經漫長兩年時間共同努力下實現整個集團的OA電子簽核系統全面上線。借此要感謝為OA系統實施團隊和支援人員，因為有了你們的默默地付出才有現在成果。

OA電子簽核系統究竟給整個集團帶來哪些作用，為什麼我們要花費那麼多財力與人力來推行？下面分別從領導辦公與決策、企業工作流程的管理、目標管理和專案管理、企業電子協作環境、實現相關部門資訊化、推進企業文化建設、加快知識型企業轉型、促進團隊內部競爭等方面闡述OA電子簽核系統的作用。
 

領導辦公與決策
集團在成功導入SAP後，有大量的即時資訊都體現在系統內部。如果要取得有價值的資訊需要從SAP系統海量的資訊中進行分析是不現實的，所以需要依託OA系統順暢流轉的資訊傳遞，企業領導層得以在第一時間得到定制的重要資訊並批閱各式檔，調閱最新動態資料(業務報表)，監督計畫執行、項目進展，並據此下達決策和指令。

通常OA系統的建設被認為是不直接產生經濟效益的系統，但等到企業其他系統建設已基本結束，突然發覺各級領導的電腦上什麼資訊都看不到，領導對企業內運營情況一無所知，唯一獲得資訊的途徑就是開會。於是企業內的各級領導就在馬不停蹄穿梭於各種大會小會之間，時間、金錢都浪費在這些會議上了。企業不同于行政機關，需要創造經濟效益，這種無謂的會議浪費了領導大量的精力，而解決這個問題的途徑是建設OA系統，通過該系統的建設將辦公資訊、公眾資訊、業務資訊流通到相應的環節，通過OA系統領導可以一改以往的工作的模式——改被動接收資訊為主動獲得資訊，改救火式”工作模式為排除隱患”式工作模式。可以說OA系統是連接其他業務系統的龍頭，是提高工作效率、促使企業良性循環的催化劑。

企業工作流程的管理
我們信易集團屬於高速成長性企業，為了改善、優化企業內部管理已經形成很多體制流程。 企業的工作能力和工作效率與業務進展緊密相關。管理良好的企業需要有其定義完善的關鍵業務流程來促使業務條理清晰地進行。為了更好的管理和執行此流程就需要借助於OA電子簽核系統”。在電腦資訊技術高速發展的今天，這種流程的流轉實際上將表現為資訊或資料在多個人之間的傳送。它所要解決的主要問題是使在多個參與者之間按照某種預定義的規則傳遞文檔、資訊或任務的過程自動進行，從而實現某個預期的業務目標，或者是促使此目標的實現”。

利用OA系統中內置的工作流引擎，可根據我們企業內部管理要求，定義、優化、再造出各種複雜程度不一的流程模組，除公文外，例如向採購、資金申請、網上報銷等等供流轉使用，降低企業員工花費在找人簽批、審核等上面的時間，可以把更多的精力投入到本職工作，領導可以即時察看流轉狀態進行監督，很方便的發現工作停滯的環節。

目標管理和專案管理
目標管理是現代企業根據公司的戰略規劃、組織目標運用系統化的管理方式，把各項管理事物展開為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動，激勵員工，共同參與，以實現組織和個人目標，努力工作的過程。通過OA系統CPI管理功能模組，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層彙報工作情況，並被檢查和考評，便於歸檔管理便於月末、季度末、年末進行查詢和總結。
 

我們集團也常面臨部門之間的合作及企業中分散式項目團隊的交流協作問題。專案團隊經常要交換各自的想法並且佈置下一階段的任務。分散式的團隊中的專案管理常會碰到跨部門和跨地區等種種障礙。OA系統提供專案協作功能，可隨時瞭解專案進展和各協作部門的進度及狀況。項目協作包括：
-專案相關資訊：瞭解專案背景、大概情況利於儘快切入專案中。
-項目任務及分解：瞭解各階段進展情況，做好分工協作安排。
-專案資訊即時動態：瞭解專案實施動態，以便採取相應措施。

企業電子協作環境
溝通集團領導與員工日常工作的重要環節，我們集團內部，部門眾多、人員眾多，分支機搆異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在資訊的誤傳。通過網路化的辦公方式加強了人與人之間、部門與部門之間，員工與領導之間、分公司與總部之間的溝通，提高了工作效率，保證了及時決策。 電子郵件、BBS、線上交談、網路會議等是OA系統中常用的電子溝通手段。 會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等等都可以通過OA系統進行交流，不僅省卻了找人、等人的時間，而且使溝通更及時、更充分。 將外地分支機搆納入OA系統中可以有效的降低電話、傳真、差旅等方面的費用。

促進相關部門資訊化
OA系統在資訊發佈、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優勢，利用這些特性可以針對性的開發一些部門的應用軟體，提高這些部門的資訊化程度，下面這些應用也是將要進行的任務，例如： 合同管理，將日常合同電腦管理的應用層面由簡單的合同登記、列印、存檔擴展到合同審批、報表統計生成、分類專門管理、歸檔設置等各個方面，突出在實際運作中企業的合同管理中至關重要的方面，涵蓋了在合同登記、分級審批、分類整理、報表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同範圍內的各類檔資源、資訊資源、知識資源有效地集中管理起來。

檔案管理，管理企業各職能活動中形成的歸檔檔，歸檔的檔按照國家標準GB/T11822-89、GB9705-88等檔案管理標準進行類目設置和案卷目錄的編排，允許用戶根據具體的情況和上級要求靈活修改類目的設置，自動加順序號、支援案卷列印，包括案卷目錄、卷內目錄、備考表、檔案借閱管理。 ISO9000管理，實現文件化的管理，包含有品質手冊、程式檔、各種三級檔以及程式執行過程中產生的各種品質記錄文檔。這些文檔內容可進行分門別類的有效管理，方便歸檔和查找。

推進企業文化建設
通過OA系統，每一個員工可以對公司有全面的瞭解。公司最近發生的大事、決策層的戰略思想、員工的意見、公司的規章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。 另外OA系統為員工積極參與公司的管理開闢了通道，OA系統中的功能模組員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個有效管道，意見箱為使各員工暢所欲言特別針對敏感性問題設計了匿名功能，管理層通過員工的意見和改進建議，瞭解員工想法及時解決提出的問題，營造良好的氛圍。調動員工關心企業、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。
加速知識型企業的轉型

把信易集團內OA系統和eLearning平臺結合提供了學習功能和知識共用機制。利用OA系統來進行知識的管理，目的幫助企業發現現有和潛在的知識，並在恰當的時候將正確的知識傳遞出去，使企業員工在實踐中學會採用最為合適的行動，避免重複錯誤和重複勞動。文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業員工工作有幫助的資訊資料、方法和理論知識等分類沉澱在系統中。供企業所有員工共用使用，也可設定使用權限。 eLearning平臺線上學習系統，把培訓員工的材料知識、規範制度以及所有有價值的文稿資料都納入OA系統許可權管控中，供員工以各種形式進行學習和培訓。這種培訓完全可以不受時間、空間的限制。

促進團隊內部良性競爭
OA系統的資料透明可促進團隊內部良性競爭， OA多維度的展現員工的工作業績和效果、資料共用透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會與其他員工競爭工作量和工作效果。

總之，OA系統可以應用多方面其效果也是非常的明顯， OA系統是一個以人為本的系統，說白了它是一個以管理資訊為表現形式實質是管理人力和組織協作模式的一個系統，所以要想使OA系統的使用達到預定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，另一方面軟體提供的功能與企業的管理模式和方法相融合尤為重要。整個集團的OA電子簽核系統全面上線還只是又邁出了一步，達到系統的成功應用還需要同仁的共同努力。